Inventarisasi kantor

Pengertian Inventarisasi

Inventarisasi berasal dari kata “ inventaris” yang berarti daftar barang – barang. Jadi inventarisasi adalah kegiatan untuk mencatat dan menyusun barang – barang/ bahan yang ada secara benar menurut ketentuan yang berlaku.

Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang – barang milik negara (atau swasta). Inventarisasi juga memberikan masukan yang sangat berharga bagi efektifitas pengelolaan saran adan prasarana.

 Daftar Inventarisasi yang dibuat secara berkala sekurang – kurangnya setahun sekali itu perlu memperhatikan perkembangan barang termasuk juga pengurangannya. Dengan demikian inventarisasi secara kontinyu dapat diharapkan kegiatan administrasi akan berjalan secara berdaya dan berhasil guna. 

Inventarisasi mempunyai tujuan pokok sebagai berikut:

a. Inventarisasi bermaksud memudahkan pelaksanaan kegiatan pengawasan/ kontrol, baik dalam penggunaan keuangan negara maupun dalam menilai tanggung jawab pemeliharaan dan penghematan barang milik negara.

b. Inventarisasi dapat membantu pimpinan dalam merencanakan, mengadakan, menyalurkan, menyimapan dan memelihara serta menghapus barang secara bertanggung jawab.

c. Inventarisasi mempercepat proses pembuatan laporan, baik yang harus disampaikan secara tetap pada setiap triwulan, semester atau tahunan maupun yang harus disampaikan secar berkala apabila diminta oleh atasan.

Kegiatan dalam inventarisasi meliputi kegiatan klasifikasi dan kode barang inventarisasi serta pelaksanakan inventarisasi itu sendiri. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Klasifikasi dan kode barang inventarisasi

Pada dasarnya klasifikasi dan pemberian kode barang tersebut adalah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan. Untuk keperluan tersebut maka dibuatlah lambang/ sandi/ kode sebagi pengganti nama untuk tiap golongan/ kelompok/ jenis barang.

Sandi atau kode barang menggunakan bentuk angka bilangan 9numerik) yang pada umumnya terdiri dari tujuh angka yang tersusun menjadi dua kelompok bilangan, yaitu tiga angka didepan dan empat angka di belakang. Kedua kelompok tersebut dipisahkan dengan sebuah tanda titik.

Angka pertama dari susunan tiga angka didepan, menyatakan jenis formulir atau kode golongan barang. Dua angka berikutnya menunjukan sandi/ kode pokok untuk kelompok barang serta nomor urut barang. Empat angka dibelakang titik menunjukan kelompok barang serta nomor urut barang. 

b.Pelaksanaan Inventaris

Di dalam inventarisasi diperlukan dua jenis buku yaitu:

1) Buku Induk Inventaris

Buku ini untuk mencatat semua barang inventaris milik/ kekayaan negara yang berada di lingkungan kantor/ proyek/ satuan organisasi yang bersangkutan menurut urutan penerimaan barang. Barang yang dicatat adalah semua barang yang dimiliki sejak awal permulaan, yang dapat bertambah dari tahun ke tahun sesuai dengan kemampuan pengadaan barang.

Kolom – kolom yang ada dalam buku inventaris yaitu: No. urut, Tanggal Pembukaan, Kode Barang, Nama Barang, Merk/ Ukuran, jumlah, keadaan/ mutunya, harga (satuan dan keseluruhan), Tahun Pembuatan, Tahun Pembelian, Asal/ Sumber dan Kolom Keterangan.

2) Buku Golongan Inventaris

Buku golongan inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang – barang inventaris golongan barang (diambil dari Buku Induk Inventaris) menurut jenisnya masing – masing, seperti inventarisasi bangunan, termasuk rumah dinas, inventarisasi tanah dan lain – lain.

Kolom – kolom yang ada dalam buku golongan inventaris ini sama dengan kolom yang ada pada buku induk dengan tambahan judul mengenai golongan/ jenis barang di bagian atas dan penambahan satu kolom tentang tempat/ lokasi barang yang diinvestasikan.

Kegiatan wajib yang dilakukan dalam pelaksanaan inventarisasi adalah 

a) Mencatat semua barang inventaris di dalam buku induk inventaris dan buku pembantu “Buku Golongan Inventaris”.

b) Memberikan koding pada barang – barang yang diinventarisasikan.

c) Membuat laporan triwulan tentang laporan mutasi barang.

d) Membuat daftar isian/ format inventaris yang diisi sekali setahun per 1 April tentang keadaan barang.

e) Membuat daftar rekapilasi tahunan. Daftar rekapitulasi ini menunjukan keadaan barang pada 1 April tahun lalu, mutasi selama satu tahun dan keadaan barang pada 1 April tahun anggaran berikutnya.

penghapusan inventarisasi  kantor 

Penghapusan peralatan kantor adalah usaha menghapuskan barang-barang milik sebuah kantor dari dalam daftar inventarisasi berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi penghapusan diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan, pengamanan barang-barang yang semakin buruk kondisinya, barang yang berlebihan dan atau barang lainnya yang tidak dapat digunakan lagi.
2. Meringankan kerja pelaksanaan inventaris.
3. Membebaskan ruangan/pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.
4. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang.
5. Menghindari penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang yang tidak terpakai karena rusak.

Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor

1. Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.
2. Perbaikan akan menelan biaya, sehingga merupakan pemborosan.
3. Secara teknis dan ekonomis kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan.
4. Hilang akibat susut diluar kekauasaan pengurusan barang misalnya, bahan kimia dan sebagainya.
5. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.
6. Kelebihan persediaan yang jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan akhirnya tidak bisa digunakan lagi.
7. Musnah akibat bencana alam
8. Hilang karena dicuri/diselewengkan

Semua penghapusan harus berdasarkan pada aturan atau hukum yang berlaku.

Tata Cara Penghapusan

a. Barang-barang rusak, tua dan berlebihan

1. Kepala gudang menyusun daftar barang yang akan dihapus, kemudian mengusulkan kepada pimpinan/atasan untuk menghapus barang tersebut.
2. Pimpinan unit membentuk panitia penghapusan, yang terdiri sekurang-kurangnya tiga orang dari pejabat lingkungan unit yang bersangkutan yang dianggap ahli. Yaitu bagian perlengkapan, perencanaan dan keuangan.
3. Kemudian panitia tersebut memeriksa barang yang akan dihapuskan, terutama terhadap kondisi barang tersebut dan dinilai dari barang yang bersangkutan. Hasilnya disampaikan kepada pimpinan unit dengan berita acara.
4. Panitia mengusulkan untuk menghapuskan barang tersebut disertai dengan berita acara penelitian dan saran-saran.
5. Pimpinan unit mengajukan permohonan kepada menteri melalui biro perlengkapan untuk mengadakan penghapusan.
6. Pimpinan pusat mengadakan penelitian lagi keunit yang bersangkutan. Kalau tidak ada persoalan, maka akan diterbitkan surat keputusan untuk menhapus barang tersebut yang dilaksanakannya dapat melalui kantor lelang negara dan juga dihapus dengan pemusnahan.

b. Barang yang hilang, dicuri, terbakar

1. Pimpinan unit yang bertanggungjawab atas barang yang bersangkutan, membuat laporan serta berita acara pemeriksaan, dengan lampiran pemeriksaan kepada unit utama yang selanjutnya di teruskan ke menteri.
2. Pimpinan unit yang bersangkutan melapor kejadian tersebut kepada kepolisian negara. Dan kepolisian negara akan memberikan breita acara pelaporan dan hasil penyelidikan kepolisian tentang peristiwa tersebut.
3. Biro perlengkapan meneruskannya kepada panitia Tuntutan Ganti Rugi (TGR) dan panitia TGR tersebut akan mencari data-data tambahan sebagai kelengkapan penelitian.
4. Berita acara dari pihak kepolisian harus sudah masuk paling lambat tiga bulan, jika tidak maka panitian TGR akan menyusun suatu kesimpulan berdasarkan laporan dari unit yang bersangkutan serta hasil penyelidikan di tempat kejadian.
5. Panitia TGR dapat meminta ganti rugi kepada pegawai yang mengelola barang, jika hasil penyelidikan menunjukkan bahwa kehilangan/kerkusakan barang tersebut disebabkan kelalaian dari pegawai yang bersangkutan. Akan tetapi jika ternyata peristiwa itu bukan disebabkan oleh pegawai tersebut, maka pegawai yang bersangkutan akan dibebaskan dari segala tuntutan.
6. Setelah adanya penetapan tuntutan atau ganti rugi, maka SK penghapusan dapat diterbitkan.

c. Barang susut

Penyusutan barabg harus berdasarkan berita acara pemeriksaan, yang dikeluarkan dari tata usaha pertanggungjawaban pengurus disertai berita acara tentang barang yang susut. Seandainya barang yang susut jumlahnya melebihi dari taksiran normal, maka proses penghapusannya sama dengan barang yang hilang/dicuri/terbakar.

Penyusutan secara normal dapat dikeluarkan dari pertanggungjawaban pengurusan gudang berdasarkan berita acara pemeriksaan dan harus mendapat persetujuan dari atasan.

Inventarisasi aset management

Menurut Soemarsono S.R ( 1994, p15 )
"Inventarisasi adalah pencatatan barang - barang milik kantor atau perusahaan".


Menurut Chabib Sholeh dan Heru Rochamnsjah ( 2010: 180 ) "Inventarisasi merupakan kegiatan / tindakan untuk melakukan penghitungan, pengurusan, penyelenggaraan peraturan, pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit pemakaian".


Menurut A. Gima Sugiama ( 2013: 173 ) "Inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu. Inventarisasi aset dilakukan untuk mendapatkan data seluruh aset yang dimliki,dikuasai sebuah organisasi perusahaan atau instansi pemerintah. Seluruh aset perlu diinventarisasi baik yang diperoleh berdasarkan beban dana sendiri ( investasi ), hibah ataupun dari cara lainnya"


Menurut PP No. 27 2014 : "Inventarisasi  adalah  kegiatan  untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan Barang Milik Negara / Daerah".

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa Inventarisasi Aset merupakan serangkaian kegiatan untuk melakukan pencatatan, pengamanan, pendokumentasian & pelaporan hasil pencatatan kepemilikan suatu aset.

Dalam buku Manajemen Aset Pariwisata (Sugiama, 2013) Inventarisasi Aset berada pada tahap ketiga setelah tahap perencanaan kebutuhan aset dan pengadaan aset. Tujuan utama dilakukannya Inventarisasi Aset ada tiga yaitu:

1) Menciptakan tertib administrasi;
2) Pengamanan aset;
3) Pengendalian dan pengawasan aset.

 
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 27 tahun 2014 pasal 85 ayat 1 menyebutkan bahwa Pengguna Barang melakukan Inventarisasi Barang Milik Negara/Daerah paling sedikit 1(satu) kali dalam 5 (lima) tahun. Hal tersebut dilakukan agar aset yang ada di suatu instansi pemerintah dapat dikontrol dengan baik sehingga bisa meminimalisir masalah yang muncul akibat aset yang tidak tercatat dan penggunaan aset yang tidak sesuai dengan tupoksi dapat segera dihentikan.

 
Jenis Aset yang perlu diinventarisasi
Ada dua jenis barang yang harus diinventarisasi yaitu:
1. Aset berwujud atau tangible assets adalah kekayaan yang dapat dimanifestasikan secara fisik dengan menggunakkan panca indera. Contoh aset berwujud antara lain berupa :
a. Tanah atau lahan;
b. Bangunan;
c. Infrastruktur misal jalan raya, jembatan, irigasi, waduk;
d. Peralatan dan perlengkapan pabrik atau plant and machinery;
e. Peralatan dan perlengkapan kantor misalnya meubel atau furniture;
f. Persediaan barang;
g. Sumberdaya alam seperti bahan tambang,hutan/tanaman,air dan sumberdaya alam lainnya.


2. Aset tidak berwujud atau Intangible assets adalah kekayaan yang manifestasinya tidak berwujud secara fisik yakni tidak dapat disentuh, dilihat, atau tidak bisa diukur aecara fisik, namun kekayaan ini memberikan manfaat serta memiliki nilai tertentu secra ekonomi sebagai hasil dari proses usaha atau melalui waktu. Aset ini antara lain berupa :
a. Hak paten misal untuk sebuah formulasi produk;
b. Hak cipta atau copyright atau sebuah karya;
c. Nama baik sebuah organisasi/perusahaan atau Goodwill;
d. Hak merek dagang;
e. Hak atas usaha waralaba atau franchise.

EFISIENSI PERKANTORAN

 EFISIENSI PEKERJAAN KANTOR 

Efesiensi pekerjaan kantor adalah usaha untuk mengurangi segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan.

Pada prinsipnya efesiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan atau input.

Efisiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang

1. Termudah
2. Termurah
3. Tersingkat
4. Teringan
5. Terpendek

Perbandingan antara output dan input dapat dilihat dari 2 segi, meliputi ;

1. Segi usaha

      Usaha dapat dilihat dari 5 sumber kerja pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda.

2. Segi hasil

      suatu kegiatan dapat disebut efisien, apabila dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang banyak. 

Asas-asas efisiensi bagi pekerjaan kantor ada 5 :

1. Asas perencanaan
2. Asas penyederhanaan
3. Asas penghematan
4. Asas penghapusan
5. Asas penggabungan

Syarat dapat dicapainya efisiensi kerja :

1. Berhasil guna atau efektif
2. Ekonomis
3. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawbkan
4. Pembagian kerja yang nyata
5. Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab
6. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan

Pedoman untuk bekerja efesien ;

1. Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis.
2. Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata
3. Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan
4. Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja
5. Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil
6. Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat
7. Biasakanlah mengambil keputusan seketika
8. Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika
9. Pergunakanlah tenaga lain atau pembantu untuk sepenuhnya membantu menyelesaikan.

A.    PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

·         Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

·         Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

TUJUAN

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1.     Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2.    Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3.    Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4.    Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5.    Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.

6.    Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

7.    Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.

8.    Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.

9.    Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:

1.     Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai 

2.    Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.    Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.

4.    Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

5.    Pengawasan mudah dilaksanakan.

6.    Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:

1.     Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.

2.    Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

3.    Pengawasan dapat dipermudah.

4.    Hubungan dapat dipercaya.

5.    Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.

6.    Jalannya pekerjaan lebih lancar.

7.    Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

B.    ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

1.      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Azas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

2.      Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

a.    Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

b.    Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.

c.    Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.

d.    Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.

e.    Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

f.    Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.

g.    Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.

h.    Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.

i.     Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

I. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

§  Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

§  Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

§  Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

§  Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

§  Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

§  Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

§  Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

§  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

II.   Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:

§  Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

§  Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

§  Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

§  Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

§  Mudah merubah ruangan.

§  Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.

§  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:

§  Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

§  Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

§  Pekerja akan kehilangan kepribadian.

§  Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.

§  Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

§  Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

§  Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

§  kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

D.    LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:

   -  Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.

   -  Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.

   -  Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.

    -  Udara yang bersih dan segar.

    -  Ongkos pemeliharaan yang rendah.

 -  Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

E.     FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

1. Perencanaan Cahaya

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

b. Kualitas pekerjaan lebih baik.

c. Kesalahan-kesalahan berkurang.

d. Semangat kerja pegawai lebih baik.

e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan Warna

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:

a.    Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

b.    Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.

c.    Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

d.    Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.

e.    Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:

a.    Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

b.    Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.

c.    Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang, diantaranya:

a. Kepercayaan terhadap kantor

b. Efisiensi atau produktifitas

c. Moral

3.Perencanaan Udara

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:

a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin

b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi

c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik

d. Semangat kerja yang lebih tinggi

e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

4.Perencanaan Suara

Dengan suara gaduh berakibat pada:

a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai

b. Kesulitan mengadakan konsentrasi

c. Kesalahan yang lebih banyak

d. Kelelahan yang bertambah

e. Semangat kerja pegawai berkurang

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:

a.    Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara

b.    Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis

c.    Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat

d.    Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.

F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

1.               Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek

2.              Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer

3.              Segenap ruang dipergunakan secara efisien

4.              pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik

5.              pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.

6.              Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

G.       LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1.     Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.

2.    Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.

3.    Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja.

4.    Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik

TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTOR

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.

Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1.     Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.

2.    Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.

3.    Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.

4.    Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.

5.    Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.

6.    Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.

7.    Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.

8.    Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi

9.    Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya

10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.

11.  Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga

12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri

13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. 

Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

a.  Kebersihan

Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

b.  Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.

c.   Suhu Udara

Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F) 

d.  Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja

e.  Penerangan Cahaya 

Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya

f.   Fasilitas kesehatan 

Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya

g.  Fasilitas Cuci 

Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.

h.  Air minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat

penampungan khusus 

i.   Tempat pakaian 

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah

j.   Tempat duduk 

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu

k.  Lantai, gang , dan tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

l.    Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih 

m.  Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan 

n.   Pertolongan pertama 

Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu 

o.   Penjagaan kebakaran

 Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran 

p.  Pemberitahuan kecelakaan

 Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

H. MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:

a)    Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.

b)   Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.

c)    Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.

d)   Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.

e)   Penerangan atau pencahayaan yang baik.

f)    Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.

g)   Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan