Inventarisasi kantor

Pengertian Inventarisasi

Inventarisasi berasal dari kata “ inventaris” yang berarti daftar barang – barang. Jadi inventarisasi adalah kegiatan untuk mencatat dan menyusun barang – barang/ bahan yang ada secara benar menurut ketentuan yang berlaku.

Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang – barang milik negara (atau swasta). Inventarisasi juga memberikan masukan yang sangat berharga bagi efektifitas pengelolaan saran adan prasarana.

 Daftar Inventarisasi yang dibuat secara berkala sekurang – kurangnya setahun sekali itu perlu memperhatikan perkembangan barang termasuk juga pengurangannya. Dengan demikian inventarisasi secara kontinyu dapat diharapkan kegiatan administrasi akan berjalan secara berdaya dan berhasil guna. 

Inventarisasi mempunyai tujuan pokok sebagai berikut:

a. Inventarisasi bermaksud memudahkan pelaksanaan kegiatan pengawasan/ kontrol, baik dalam penggunaan keuangan negara maupun dalam menilai tanggung jawab pemeliharaan dan penghematan barang milik negara.

b. Inventarisasi dapat membantu pimpinan dalam merencanakan, mengadakan, menyalurkan, menyimapan dan memelihara serta menghapus barang secara bertanggung jawab.

c. Inventarisasi mempercepat proses pembuatan laporan, baik yang harus disampaikan secara tetap pada setiap triwulan, semester atau tahunan maupun yang harus disampaikan secar berkala apabila diminta oleh atasan.

Kegiatan dalam inventarisasi meliputi kegiatan klasifikasi dan kode barang inventarisasi serta pelaksanakan inventarisasi itu sendiri. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Klasifikasi dan kode barang inventarisasi

Pada dasarnya klasifikasi dan pemberian kode barang tersebut adalah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan. Untuk keperluan tersebut maka dibuatlah lambang/ sandi/ kode sebagi pengganti nama untuk tiap golongan/ kelompok/ jenis barang.

Sandi atau kode barang menggunakan bentuk angka bilangan 9numerik) yang pada umumnya terdiri dari tujuh angka yang tersusun menjadi dua kelompok bilangan, yaitu tiga angka didepan dan empat angka di belakang. Kedua kelompok tersebut dipisahkan dengan sebuah tanda titik.

Angka pertama dari susunan tiga angka didepan, menyatakan jenis formulir atau kode golongan barang. Dua angka berikutnya menunjukan sandi/ kode pokok untuk kelompok barang serta nomor urut barang. Empat angka dibelakang titik menunjukan kelompok barang serta nomor urut barang. 

b.Pelaksanaan Inventaris

Di dalam inventarisasi diperlukan dua jenis buku yaitu:

1) Buku Induk Inventaris

Buku ini untuk mencatat semua barang inventaris milik/ kekayaan negara yang berada di lingkungan kantor/ proyek/ satuan organisasi yang bersangkutan menurut urutan penerimaan barang. Barang yang dicatat adalah semua barang yang dimiliki sejak awal permulaan, yang dapat bertambah dari tahun ke tahun sesuai dengan kemampuan pengadaan barang.

Kolom – kolom yang ada dalam buku inventaris yaitu: No. urut, Tanggal Pembukaan, Kode Barang, Nama Barang, Merk/ Ukuran, jumlah, keadaan/ mutunya, harga (satuan dan keseluruhan), Tahun Pembuatan, Tahun Pembelian, Asal/ Sumber dan Kolom Keterangan.

2) Buku Golongan Inventaris

Buku golongan inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang – barang inventaris golongan barang (diambil dari Buku Induk Inventaris) menurut jenisnya masing – masing, seperti inventarisasi bangunan, termasuk rumah dinas, inventarisasi tanah dan lain – lain.

Kolom – kolom yang ada dalam buku golongan inventaris ini sama dengan kolom yang ada pada buku induk dengan tambahan judul mengenai golongan/ jenis barang di bagian atas dan penambahan satu kolom tentang tempat/ lokasi barang yang diinvestasikan.

Kegiatan wajib yang dilakukan dalam pelaksanaan inventarisasi adalah 

a) Mencatat semua barang inventaris di dalam buku induk inventaris dan buku pembantu “Buku Golongan Inventaris”.

b) Memberikan koding pada barang – barang yang diinventarisasikan.

c) Membuat laporan triwulan tentang laporan mutasi barang.

d) Membuat daftar isian/ format inventaris yang diisi sekali setahun per 1 April tentang keadaan barang.

e) Membuat daftar rekapilasi tahunan. Daftar rekapitulasi ini menunjukan keadaan barang pada 1 April tahun lalu, mutasi selama satu tahun dan keadaan barang pada 1 April tahun anggaran berikutnya.

penghapusan inventarisasi  kantor 

Penghapusan peralatan kantor adalah usaha menghapuskan barang-barang milik sebuah kantor dari dalam daftar inventarisasi berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi penghapusan diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan, pengamanan barang-barang yang semakin buruk kondisinya, barang yang berlebihan dan atau barang lainnya yang tidak dapat digunakan lagi.
2. Meringankan kerja pelaksanaan inventaris.
3. Membebaskan ruangan/pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.
4. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang.
5. Menghindari penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang yang tidak terpakai karena rusak.

Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor

1. Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.
2. Perbaikan akan menelan biaya, sehingga merupakan pemborosan.
3. Secara teknis dan ekonomis kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan.
4. Hilang akibat susut diluar kekauasaan pengurusan barang misalnya, bahan kimia dan sebagainya.
5. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.
6. Kelebihan persediaan yang jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan akhirnya tidak bisa digunakan lagi.
7. Musnah akibat bencana alam
8. Hilang karena dicuri/diselewengkan

Semua penghapusan harus berdasarkan pada aturan atau hukum yang berlaku.

Tata Cara Penghapusan

a. Barang-barang rusak, tua dan berlebihan

1. Kepala gudang menyusun daftar barang yang akan dihapus, kemudian mengusulkan kepada pimpinan/atasan untuk menghapus barang tersebut.
2. Pimpinan unit membentuk panitia penghapusan, yang terdiri sekurang-kurangnya tiga orang dari pejabat lingkungan unit yang bersangkutan yang dianggap ahli. Yaitu bagian perlengkapan, perencanaan dan keuangan.
3. Kemudian panitia tersebut memeriksa barang yang akan dihapuskan, terutama terhadap kondisi barang tersebut dan dinilai dari barang yang bersangkutan. Hasilnya disampaikan kepada pimpinan unit dengan berita acara.
4. Panitia mengusulkan untuk menghapuskan barang tersebut disertai dengan berita acara penelitian dan saran-saran.
5. Pimpinan unit mengajukan permohonan kepada menteri melalui biro perlengkapan untuk mengadakan penghapusan.
6. Pimpinan pusat mengadakan penelitian lagi keunit yang bersangkutan. Kalau tidak ada persoalan, maka akan diterbitkan surat keputusan untuk menhapus barang tersebut yang dilaksanakannya dapat melalui kantor lelang negara dan juga dihapus dengan pemusnahan.

b. Barang yang hilang, dicuri, terbakar

1. Pimpinan unit yang bertanggungjawab atas barang yang bersangkutan, membuat laporan serta berita acara pemeriksaan, dengan lampiran pemeriksaan kepada unit utama yang selanjutnya di teruskan ke menteri.
2. Pimpinan unit yang bersangkutan melapor kejadian tersebut kepada kepolisian negara. Dan kepolisian negara akan memberikan breita acara pelaporan dan hasil penyelidikan kepolisian tentang peristiwa tersebut.
3. Biro perlengkapan meneruskannya kepada panitia Tuntutan Ganti Rugi (TGR) dan panitia TGR tersebut akan mencari data-data tambahan sebagai kelengkapan penelitian.
4. Berita acara dari pihak kepolisian harus sudah masuk paling lambat tiga bulan, jika tidak maka panitian TGR akan menyusun suatu kesimpulan berdasarkan laporan dari unit yang bersangkutan serta hasil penyelidikan di tempat kejadian.
5. Panitia TGR dapat meminta ganti rugi kepada pegawai yang mengelola barang, jika hasil penyelidikan menunjukkan bahwa kehilangan/kerkusakan barang tersebut disebabkan kelalaian dari pegawai yang bersangkutan. Akan tetapi jika ternyata peristiwa itu bukan disebabkan oleh pegawai tersebut, maka pegawai yang bersangkutan akan dibebaskan dari segala tuntutan.
6. Setelah adanya penetapan tuntutan atau ganti rugi, maka SK penghapusan dapat diterbitkan.

c. Barang susut

Penyusutan barabg harus berdasarkan berita acara pemeriksaan, yang dikeluarkan dari tata usaha pertanggungjawaban pengurus disertai berita acara tentang barang yang susut. Seandainya barang yang susut jumlahnya melebihi dari taksiran normal, maka proses penghapusannya sama dengan barang yang hilang/dicuri/terbakar.

Penyusutan secara normal dapat dikeluarkan dari pertanggungjawaban pengurusan gudang berdasarkan berita acara pemeriksaan dan harus mendapat persetujuan dari atasan.